Uma base de contatos de clientes desorganizada gera uma série de dificuldades como: ausência de informações sobre clientes e processos, falta de controle sobre etapas concluídas, dificuldade para que de membros do time acessem dados sobre leads e muito mais. Todas essas questões podem e irão impactar diretamente os seus resultados. 

Pensando nisso, criamos esse guia com 5 dicas simples para você organizar e otimizar os seus contatos. Vamos lá? 

1 - Reúna e organize seus contatos

Sabe aquelas planilhas de contato espalhadas por diversos setores da empresa? Chegou a hora de reunir esse material, unificar e organizar os contatos em uma planilha única. Isso facilitará e muito os próximos passos do processo. 

2 - Padronize e trate a sua base de dados 

Após consolidar os seus contatos em uma planilha, você poderá padronizar os dados. Todas as informações como: nome, sobrenome, CNPJ/CPF, telefone, endereço etc, devem ser utilizados no mesmo formato em toda a planilha. 

Com as informações padronizadas, chegou a hora de tratar essa base e para isso existem alguns passos: 

1. Deduplicar: mescle contatos duplicados, mas atente-se para respeitar filiais ou nomes parecidos. 

2. Segmente: separe seus clientes por informações que o ajudem a qualificá-lo. Pode ser empresa, setor, região, faturamento ou qualquer outra informação relevante. 

3. Alimente: caso existam dados conhecidos, mas que não estão na planilha, crie novas colunas para que esses dados constem nos contatos. Lembre-se que essas informações irão te ajudar a qualificar leads e conhecer melhor seus clientes. 

4. Classifique: identificar em que ponto do funil esses leads/clientes estão também irá ajudar bastante. Também vale alimentar essa base com informações com ticket médio de compra, frequência, data da última compra. Também vale pensar em uma classificação dos leads com ABC, de acordo com a qualificação e o potencial de compra. 

5. Filtre: com todos os dados organizados e consolidados, você pode criar filtros que facilitem uma busca por contatos ou grupos específicos. Vale filtrar por cidade/estado, faturamento, qualificação ou qualquer outra informação que facilite o seu acesso a informações. 

3 - Decida quais informações devem permanecer ou não

Essa etapa deve ser feita em equipe. Reúna os times para avaliar quais dados são indispensáveis e quais podem excluídos. É importante que essa base fique o mais limpa e direta possível, por isso, não se apegue a dados desnecessários. 

4 - B2C ≠ B2B

Se a sua empresa vende para pessoas físicas, mas também para outras empresas, é muito importante que você mantenha essa base de dados separada. As ações B2B e B2C costumam ser diferentes, por isso, ter contatos separados vai te ajudar. 

5 - Utilize um CRM

Você não precisa continuar estruturando, organizando e gerindo os seus contatos e bases por meio de planilhas. Você pode utilizar um CRM. 

O que é CRM?

Customer Relationship Management ou CRM, é um sistema de interação criado para gerir e automatizar dados e contatos com clientes. Dependendo do serviço contratado, você pode fazer desde a prospecção ativa, até o registro dos dados desses leads/clientes, etapas concluídas e qualificação. 

Vantagens

• Informações consolidadas de todos os seus clientes;

• Acesso online e remoto. Alguns CRMs permitem inclusive o acesso via smartphone;

• Lembrete e automatização de follow ups;

• Acessível para todos os membros do time;\

• Funil de vendas que faça sentido para o seu negócio; 

• Histórico e registro completo do relacionamento com cada lead;

• Dados para guiar o negócio;

• Segmentação e personalização para ações específicas;

• Gestão otimizada e acessível para todos.

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